Кто подписывает счёт-фактуру в организации?

Проверка нередко обнаруживает несоответствие действующим правилам при подписании счетов-фактур: они либо вовсе не подписаны, либо на них стоят подписи сотрудников, не имеющих на то никаких полномочий.

Последствием выявленного нарушения в большинстве случаев становится отсутствие налогового вычета у покупателя, причём чаще всего этот клиент для компании-продавца оказывается потерянным на долгое время. Как избежать подобных ошибок в будущем, кто из руководителей и ответственных лиц в организации может подписывать счёт-фактуру?

У кого есть право подписывать счёт-фактуру?

Закон вполне чётко и недвусмысленно отвечает на этот вопрос в 169-й статье НК: правом подписывать счета-фактуры он наделяет руководителя и главбуха компании-продавца. Но что делать, если кого-то из них, или обоих сразу, нет на месте, а товар нужно отгрузить прямо сейчас?

Этим вопросом руководство компании-продавца обязано озаботиться заранее, наделив правом подписания счетов-фактур определённых сотрудников и закрепив его соответствующим приказом. Сотрудник, проставляя подпись, обязан расшифровать её, указав в скобках разборчивым почерком свою фамилию и имя-отчество.

Что касается индивидуальных предпринимателей, то подписание счетов-фактур законодательство возлагает либо на них лично, либо на доверенных лиц. Чтобы наделить другое лицо этим правом, предприниматель должен оформить доверенность на право подписи у своего нотариуса.

Если оставить счёт-фактуру неподписанным, или согласиться на подписание неуполномоченным сотрудником, он не принимается к вычету НДС, и покупатель теряет свои деньги. Впрочем, вовремя заметив нарушение, покупатель может обратиться к продавцу и получить новый счёт-фактуру, оформленный по всем правилам.

Подписание счёта-фактуры с делегированием права подписи

Передача права подписи счёта-фактуры заметно усложняет процедуру, однако продавцу лучше пойти на это, чем причинять неудобства или, тем более, становиться причиной финансовых потерь своих покупателей. Если руководитель и главбух компании много времени проводят в командировках, директор должен оформить приказ по компании, в котором наделить правом подписания счетов-фактур определённых сотрудников, пользующихся доверием и, что немаловажно, основную часть рабочего времени проводящих на своём рабочем месте. После этого проблема снимается.

В том случае, если делегировать право на подписание счетов-фактур должен индивидуальный предприниматель, дело обстоит несколько сложнее. Вместо приказа по компании ИП с назначенным человеком должен отправиться к нотариусу и оформить специальную доверенность, дающую право подписывать подобные документы.

Впоследствии, когда потребуется подписать счёт-фактуру во время отсутствия ИП, в тексте документа необходимо, помимо реквизитов регистрации ИП, указать и данные доверенности. Только при наличии всей этой информации подпись доверенного лица будет действительной.

Судебная практика

К сожалению, невнимательность при оформлении счетов-фактур довольно часто ограничивает право покупателя на налоговый вычет по НДС. Даже попытки доказать свою правоту в суде могут закончиться неудачей, и к потерянным средствам по вычету НДС приходится добавлять судебные издержки.

В то же время некоторые предприниматели пытаются необоснованно получить налоговый вычет, предъявляя счета-фактуры без подписи либо с ненадлежащими подписями на якобы закупленные материалы, сырьё и т.д. Но если суд докажет, что подписи на счёте-фактуре сделаны человеком, не имеющим права подписывать этот финансовый документ, судебное дело однозначно будет проиграно.